Tipps zur Archivierung

Aus SPD Geschichtswerkstatt

Im Laufe der Jahre sammelt sich allerlei an - egal ob beim Ortsverein, Kreisverband oder Abgeordneten. Bei Wechseln etwa im OV-Vorstand oder bei Entsorgung von Papieren, die für private Aufbewahrung zu umfangreich werden, geht oft vieles zur örtlichen SPD-Geschichte verloren. Bevor Du etwas wegwirfst, solltest Du daher immer mit einem Archiv darüber sprechen, ob Deine Objekte, Fotos oder Akten dort übernommen werden.

Archive

Archiv der Sozialen Demokratie

Grundsätzlich ist das Archiv der Sozialen Demokratie dafür zuständig, die Geschichte der deutschen Arbeiterbewegung zu bewahren. Da dort aber auch nur begrenzt Platz ist, sammelt es nur ab der Ebene der Bezirke und nur herausgehobene Personen. Es kann also nicht einmal jeder nachgerückte Hinterbänkler im Bundestag dort seine Korrespondenz abgeben. Fragen kann man dort aber immer - die Kolleginnen und Kollegen dort werden Dir immer einen Tipp geben können, an wen Du Dich sonst wenden kannst.

Kreis-, Stadt- und Kommunalarchive

Ein gut ausgestattetes Archiv lagert die Akten usw. in materialschonenden, säurefreien Kartons unter den erforderlichen klimatischen Bedingungen (es muss ein bestimmtes Verhältnis von Temperatur und Luftfeuchtigkeit herrschen, damit das Material nicht Schimmel ansetzt, zerfällt o.ä.). Es erschließt seine Bestände nach einer anerkannten archivalischen Systematik und macht sie damit jederzeit auffindbar.

Jeder Kreis und jede Kommune in Schleswig-Holstein ist seit 1992 gemäß dem Landesarchivgesetz dazu verpflichtet, ein Archiv zu betreiben und die Bestände der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Da die Finanzierung jedoch bei der einzelnen Kommune liegt, wird dies in sehr unterschiedlicher Qualität und zum Teil - rechtswidrig - gar nicht umgesetzt. Oft gibt es kein eigenes Personal, die Archivalien werden nicht sachgerecht gelagert und sind nicht erschlossen - man findet also nichts mehr wieder.

Zu empfehlen ist auf jeden Fall die Überlassung an die großen Stadtarchive von Kiel, Lübeck und Flensburg. Daneben gibt es eine Reihe gut geführter Kommunal- oder Kreisarchive, etwa in Heikendorf oder im Kreis Stormarn, sicher auch noch an anderen Orten. Geh am besten hin und mache Dir selbst ein Bild.

Das Beispiel Kiel

Beispielhaft für das Handeln von Kommunalarchiven sei Kiel vorgestellt. Kiel führt seit 1911 ein eigenes Stadtarchiv. Es ist öffentlich zugänglich (zur Zeit Di-Do 8.30-16 Uhr). Übernommene Bestände werden "auf ewig" archiviert, sind nicht ausleihbar, die Arbeit mit ihnen ist nur im Lesesaal möglich. Es dürfen eigene Fotos von Dokumenten gemacht werden (kostenfrei), oder sie werden gescannt und digital zur Verfügung gestellt (Kosten siehe Gebührenordnung). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen bei allen Fragen zum Archiv und zu historischen Beständen (Tel. 0431/901-2422, eMail stadtarchiv@kiel.de)

Die Bestände umfassen im Wesentlichen

  • stadthistorisch wertvolle Dokumente bis zurück ins 13. Jahrhundert;
  • Akten aus der städtischen Verwaltung ab ca. 1550; alle städtischen Ämter haben eine Ablieferungspflicht, die allerdings nicht immer eingehalten wurde;
  • Protokolle der Sitzungen der Selbstverwaltung, z. T. auch Unterlagen der Fraktionen;
  • Bücher und Broschüren, die in Beziehung zu Stadt und Stadtgeschichte stehen (auch solche, die nicht veröffentlicht sind, sog. "graue" Literatur - etwa persönliche, nur für die Familie aufgeschriebene Erinnerungen);
  • Karten und Pläne aus verschiedenen Epochen;
  • Fotos (als Negative, Glasplatten, Papierabzüge etc., mittlerweile auch Digitalfotos);
  • nahezu alle Zeitungen, die jemals in Kiel erschienen sind, darunter fast alle Jahrgänge der Schleswig-Holsteinischen Volkszeitung (als Leihgabe der Kieler Nachrichten);
  • ein umfangreiches, thematisch geordnetes Zeitungsausschnittarchiv zu Kieler Personen, Stadtteilen, Organisationen etc.;
  • eine Sammlung von Münzen, Medaillen, Stempeln etc.;
  • sowie Unterlagen von privaten Firmen, Organisationen und Privatpersonen, die dem Stadtarchiv überlassen wurden.

Die Bestände bieten viele Möglichkeiten, zur Geschichte des eigenen OV zu recherchieren. Sie sind nach dem Provenienzprinzip geordnet, d.h. zuerst nach der abgebenden Stelle, dann nach Unterthemen. Ortsvereine sind nach Namen zu finden.

Der Aktenbestand (vollständig) und die Bibliothek (noch unvollständig) können über das Internet durchsucht und Material vorab per eMail zur Benutzung im Lesesaal bestellt werden. Dabei werden die Aktentitel bzw. Buchdaten durchsucht, aber nicht das Dokument (keine Volltextsuche). Auch große Teile der Fotodatenbank sind online recherchierbar und die Fotos kostenfrei unter den Bedingungen der CC-Lizenz nutzbar.

Nutzung für die Bewahrung eigener Unterlagen: Das Stadtarchiv übernimmt private Bestände, etwa von SPD-Ortsvereinen, so weit sie für die Stadtgeschichte interessant sind. Bitte alles anbieten! Wichtig sind Protokolle, Mitgliederlisten, Unterlagen zu eigenen Aktionen, Fotos, Publikationen u.a.. (Von Broschüren oder Büchern müssen schon bei Erscheinen Pflichtexemplare ans Stadtarchiv und an die Landesbibliothek gegeben werden.)

Zunächst wird über die Archivwürdigkeit des Materials entschieden. Hier hat der zuständige Archivar oder die Archivarin das letzte Wort.

  • Rechtssetzendes Material wird auf jeden Fall akzeptiert. Darüber verfügen private Organisationen wie die OVe in der Regel jedoch nicht.
  • Es wird geprüft, ob der OV die federführende Stelle ist. Für eigene Sitzungsprotokolle, Einladungen, Berichte, Anträge etc. des OV ist das der Fall. Eine reine Sammlung abgehefteter Aussendungen des Kreisverbandes fällt nicht darunter. Aus einmal angenommenen Aktenordnern wird allerdings nichts aussortiert.
  • Geprüft wird auch, ob es sich um Doppelüberlieferung handelt, d.h. ob dem Archiv das gleiche Material schon von anderer Seite überlassen wurde. Das ist bei den Unterlagen der OVe in der Regel nicht der Fall.

Im Stadtarchiv ist übernommenes Material grundsätzlich öffentlich zugänglich, so weit es nicht unter geltendes Daten- und Personenschutzrecht fällt. Damit kann jeder OV älteres Material dauerhaft und sicher aufbewahren und hat grundsätzlich jederzeit Zugang dazu. Die Überlassung wird vertraglich geregelt.

Landesarchiv

Wenn Du nicht aus Kiel, Lübeck oder Flensburg kommst, kannst Du Deine Unterlagen dem Landesarchiv anbieten. Es nimmt SPD-Bestände an, auf Ortsvereinsebene allerdings nur, wenn sie von landesgeschichtlicher Bedeutung sind.

Weitere Archive

  • Die Landesbibliothek Schleswig-Holstein sammelt alle Publikationen, die in Schleswig-Holstein erscheinen. Sie hat ein Anrecht auf Pflichtexemplare. Ihr Zeitungsbestand, der für die OV-Geschichte besonders wichtig ist, lässt sich mit modernen Geräten relativ komfortabel recherchieren. In den nächsten Jahren soll die LB zu einem Digitalisierungszentrum mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen und digital recherchierbaren Beständen ausgebaut werden.
  • Über den Verbleib von Nachlässen einzelner Personen gibt – so weit sie in Archiven liegen - die Bundesnachlassdatenbank Auskunft.

Selbst sammeln

Wenn Du den Platz und das Interesse hast, sammelst Du vielleicht gern selbst - Bücher, Unterlagen, Fotos, Traditionsfahnen, vielleicht auch Objekte wie den Gong aus der Weimarer Zeit, der beim OV Schönberg vor kurzem auf einem Dachboden gefunden wurde. Das bietet den Vorteil, dass Du alles in Reichweite hast. In der Praxis zeigen sich jedoch deutliche Nachteile:

  • Die Beteiligten der Geschichtswerkstatt hören oft den Satz: "Das hab ich alles bei mir auf dem Dachboden (im Keller, in der Garage)!" Dies weist nicht auf eine materialschonende, auf Dauer geeignete Lagerung hin.
  • Es gibt einen Unterschied zwischen Sammeln und Horten! Bei Letzterem landet manchmal alles, was etwa im Rahmen der OV-Arbeit zusammenkommt, unterschiedslos auf einem Haufen (oder in einem Ordner): Vorstandsprotokolle, Presseinfos des Kreisverbandes, Flugblätter der politischen Konkurrenz, handgeschriebene "Zu erledigen"-Listen, Faltblätter von der Bundesebene und die letzten Kugelschreiber aus dem vorletzten Wahlkampf. Nicht alles davon ist archivwürdig!
  • Bei reger Sammeltätigkeit kann es schnell passieren, dass Du den Überblick verlierst. Verzeichnung (archivalischer Fachbegriff für die präzise Erfassung der wesentlichen Inhalte sowie der äußeren Kennzeichen eines Objekts einschließlich Herkunft und Standort) und übersichtliche Ordnung des Bestandes sind das Navi durch die Sammlung und daher unbedingt notwendig.
  • Alles, was bei Dir auf dem Dachboden (im Keller, in der Garage) liegt, ist nicht nur anderen nicht zugänglich; niemand weiß davon, kann es deshalb auch nicht nutzen. In Zeiten des Internets gibt es dafür keine Ausrede mehr!

Das soll Dich nicht vom Sammeln abhalten, lediglich auf einige Grundvoraussetzungen aufmerksam machen, wenn die Sammelei nicht nur der persönlichen Befriedigung dient.